En este post vamos a echar un vistazo a la configuración de un Workflow en SAP S/4 HANA con las nuevas aplicaciones FIORI que el S/4 nos trae en sus últimas versiones. Para ello nos centraremos como ejemplo en la gestión de cuentas de banco, Bank Account Management o directamente BAM.
Para no hacer el post excesivamente largo, vamos a ver en esta estrada la parte de marketing y un pelín de encuadre funcional dejando la parte más técnica para la siguiente entrada.
Nos pondremos en situación con unos vídeos muy cortos de SAP. Esta compañía gasta cada vez más y más en marketing y la verdad es que los vídeos están muy bien, aunque claro, se quedan en una capa muy superficial.
Este primer vídeo nos presenta (sin verla) la aplicación FIORI para la gestión de Workflows que podemos encontrar en S/4 HANA. Te lo puedes saltar si quieres porque es puro marketing de SAP pero a mi me hace gracia, me gustan estos vídeos happy flowers.
Qué feliz está Maggie con sus Workflows, real como la vida misma.
El siguiente vídeo si es el importante. Aquí si podemos ver cómo configurar nuestro escenario de aprobación para cuentas bancarias con la nueva aplicación FIORI. La aplicación tiene cosas que mejorar, como por ejemplo el poder modificar el escenario sin tener que copiar la versión anterior, pero bueno, la verdad es que lo veo muy muy bien. Lo importante es que esta aplicación permite que una persona sin conocimientos de Workflows pueda configurar el proceso de aprobación fácilmente. Está claro que después de esto un técnico tendrá que ir al Workflow Builder y las BADIs disponibles y hacer todos los ajustes necesarios, pero si que es un buen punto de partida. Los principales beneficios que tendremos utilizando este enfoque serían:
- Tendremos una versión operativa del Workflow en minutos. Siguiendo la filosofía ágil que impera actualmente, esto nos permite tener rápidamente el Workflow funcionando e ir haciendo ajustes posteriormente.
- Integración con el resto de aplicaciones FIORI de BAM: My Inbox, Mis Solicitudes Enviadas, etc.
- Producto consistente. Aunque ya hemos comentado que quedan muchas cosas que ajustar fuera de esta aplicación de Workflows, es verdad que esto gestiona directamente los eventos de creación, modificación, cancelación y cierre. El control de los Workitems entre varios aprobadores (bloqueos, reservas, etc) y todo el conjunto de pequeños detalles que consumen mucho tiempo si se tienen que hacer a mano.
A continuación tenemos un vídeo que nos muestra cómo definir el equipo con los distintos interlocutores que actuarán en nuestro Workflow. Bueno, al final este Workflow tira de las reglas de asignación de responsables de toda la vida. Lo que pasa es que para que la aplicación FIORI los reconozca tienen que seguir una estructura en concreto. Pasa lo mismo con las tareas del Workflow.
Finalmente, en el siguiente vídeo nos muestran el escenario completo de la gestión de cuentas bancarias en S/4 HANA con el Workflow estándar. Es un vídeo de menos de cuatro minutos pero si tienes que enfrentarte por primera a este escenario está muy bien como punto de aterrizaje.
Y por último, aunque esto escapa al tema de los Workflows que estamos viendo en este post, no podíamos dejar de comentar la opción de Dual Control que tenemos en BAM para el trabajo colaborativo en la creación de cuentas bancarias.
Realmente hay mucho trabajo para conseguir llegar a este escenario (Workflow + Notificaciones + Copilot) pero creo que si que puede aportar valor a las compañías. Ya sufrí viendo como las empresas se llevaban lo que tenían en su SAP 4.6 al SAP ECC y me temo que está pasando lo mismo con el SAP S/4 HANA. No podemos seguir trabajando en la nueva década con la nueva tecnología como lo hacíamos hace 15 años. Por favor no!
Seguiremos en la próxima entrada con la parte más técnica de todo esto. Veremos el SAP Workflow Scenario como evolución del SAP Workflow Builder.